Case study

Wirtualny Fax w “Meble-Black Red White Sp. z o.o.”


Firma Meble - Black Red White Sp. z o.o., działająca w grupie Black Red White, została klientem FreecoNet w czerwcu 2009 roku. Korzysta głównie z usługi Wirtualnego Fax’u, dzięki czemu oszczędza nie tylko pieniądze, ale przede wszystkim czas, jednocześnie sprawiając, że przepływ dokumentów w firmie stał się dużo sprawniejszy. Tym samym usprawniony został proces sprzedaży oraz obsługi klienta. Firma ma także swój pozytywny wkład w ochronę środowiska, dzięki wyeliminowaniu tradycyjnych, głośnych maszyn faksowych oraz setek kartek lądujących ostatecznie w śmietniku.

Klient

Grupa Black Red White to prowadzący działalność w Polsce i za granicą holding spółek zajmujących się produkcją i dystrybucją mebli oraz artykułów wyposażenia wnętrz. Grupa jest liderem sprzedaży wśród producentów mebli skrzyniowych w kraju oraz liczącym się w Europie i na świecie wytwórcą mebli kuchennych. Firma Meble- Black Red White Sp. z o.o. wchodzi w skład grupy i zajmuje się sprzedażą mebli na rynku krajowym.

Wyzwanie

Krajowa sprzedaż produktów Black Red White jest prowadzona i rozwijana za pośrednictwem sieci salonów własnych oraz punktów partnerskich zlokalizowanych na terenie całej Polski. Firma posiada aktualnie 52 salony, w tym 11 wielkopowierzchniowych m.in. w Bydgoszczy, Warszawie i Gdańsku. Kontakt między tak wieloma punktami jest trudny, szczególnie jeśli chodzi o przepływ dokumentów. Właśnie w tym celu postanowiono skorzystać z oferty FreecoNet, sięgając po usługę Wirtualny Fax.

Wdrożenie

Na początku wdrożono usługę testowo w salonie w Bydgoszczy. Założenie konta oraz konfiguracja usług i numerów przeprowadzona została zdalnie przez pracowników FreecoNet. Zajęło to około 20 minut.

Do kontaktu z firmą przydzielony został doradca biznesowy FreecoNet, do którego pracownicy mogą zwrócić się z każdym pytaniem lub problemem dotyczącym platformy. Kolejno dołączane są kolejne placówki.

FreecoNet w BRW

Wirtualny Fax od FreecoNet wdrożony został dotychczas w 5 oddziałach firmy Black Red White, gdzie pracuje kilkudziesięciu pracowników. Głównie wykorzystywany jest do obsługi salonu sprzedaży i reklamacji. Łącznie jest to więc 10 usług (po 2 w każdym oddziale). Włączona jest zarówno opcja odbierania, jak i wysyłania faksów drogą elektroniczną. Każda usługa posiada osobny numer miejski, który jest specjalnie pod nią dedykowany. Planowane są dalsze wdrożenia.

Koszty

Całość pakietu od FreecoNet, tj. konta, 10 usług Wirtualny Fax wraz z numerami miejskimi, to wydatek około 130 zł brutto miesięcznie + koszt połączeń od 0,05 zł za minutę. Instalacja oraz konfiguracja usług przeprowadzona została bezpłatnie przez pracowników FreecoNet.

Aby zobaczyć, jak wiele można zaoszczędzić korzystając z usług FreecoNet, wystarczy podsumować co te niecałe 130 zł brutto miesięcznie w rzeczywistości zastępują. Chcąc uzyskać tą samą funkcjonalność, firma musiałaby zaopatrzyć się w 10 maszyn faksowych oraz podpisać umowę z tradycyjnym operatorem na 10 numerów z abonamentem. Do tego należy doliczyć koszt połączeń u tradycyjnego operatora oraz wydatki na eksploatację maszyn. W ten sposób kwota 130 zł już na starcie robi się co najmniej 10 razy wyższa.

Podstawowe korzyści:

  • Poprawa komunikacji wewnątrz firmy
  • Obniżenie kosztów komunikacji między pracownikami
  • Poprawa jakości obsługi klienta – dokumenty niezbędne w przypadku sprzedaży lub reklamacji produktów firmy są szybko dostarczane oraz bezpiecznie przechowywane, dzięki czemu ich późniejsze odszukanie nie stanowi problemu
  • Oszczędność miejsca na biurku – w chwili obecnej dla kilku pracowników zainstalowany jest jeden skaner
  • Oszczędność czasu
  • Faksy przychodzące wysyłane są na adres e-mail, co ułatwia rozesłanie ich do poszczególnych pracowników
  • Prosta archiwizacja dokumentów
  • Dostęp zdalny przez www, prosty panel użytkownika
  • Możliwość rozbudowy i szybkiego dostosowania sieci telekomunikacyjnej do bieżących potrzeb klienta